Rund um E-Mails

In diesem Bereich finden Sie alle Informationen zum Thema E-Mail.

E-Mail Postfächer bei jweiland.net

Für die Einrichtung von E-Mail Postfächern bieten wir in unseren Hosting Paketen Mailspeicher an, der auf die einzelnen Postfächer aufgeteilt werden kann.
Der gesamte Mailspeicher beträgt in den Tarifen:

  • BUSINESS 10.000 MB
  • PREMIUM 30.000 MB
  • PREMIUM PLUS 60.000 MB
  • PREMIUM QS 200.000 MB
  • SERVER PLUS 4 800.000 MB

Die Größe eines E-Mail Postfachs kann zwischen 25 MB und 10.000 MB (10 GB) betragen.

Jedem E-Mail Postfach ist mindestens eine E-Mail Adresse zugeordnet, bei Bedarf können für ein Postfach weitere Adressen (Alias) eingerichtet werden, die jedoch nicht für den Abruf oder Versand verwendet werden können. Die an den Alias gesendeten E-Mails werden in dem Postfach abgelegt und können über dieses abgerufen werden.

Einstellungen auf einen Blick

Bitte achten Sie darauf, dass die Option "SSL" aktiv ist.
  SSL-verschlüsselt
Benutzer- bzw. Kontoname Ihre E-Mail Adresse
Server für den Posteingang IMAP sslin.de Port 993
Server für den Posteingang POP3 sslin.de Port 995
Server für den Postausgang SMTP sslout.de Port 465

MX-Record

Haben Sie eigene Nameserver und möchten unsere Mailserver nutzen, tragen Sie bitte als MX folgenden Host ein:

mxlb.ispgateway.de

E-Mails können mit älteren Systemen nicht mehr abgerufen oder versendet werden

Sie können E-Mails in Ihrem E-Mail Programm nicht mehr abrufen oder versenden?

Hintergrund

Die Verschlüsselung mit TLS (Transport Layer Security) in den Versionen 1.0 und 1.1 gilt als unsicher und wird auf unseren Web- und Mailservern deaktiviert.
Damit Sie in Zukunft auf verschlüsselte Webseiten oder E-Mails über eine verschlüsselte Verbindung zuzugreifen können, nutzen wir künftig mindestens TLS der Version 1.2.

Um auf verschlüsselte Webseiten oder E-Mails zuzugreifen, sind folgende Versionen der Betriebssysteme erforderlich:

  • Microsoft Windows ab Version 8.1
  • Apple Mac OS X ab Version 10.12.6
  • iOS ab Version 10 (ab iPhone 5 oder iPad ab Okt. 2012)
  • Android ab Version 5 (Lollipop)

Von der Abschaltung können ältere Geräte betroffen sein, für die ggf. kein Software Update verfügbar ist: Scanner/Faxgeräte, sowie andere Geräte (Toaster, Kühlschränke, Alarmanlagen, ...), die Mails versenden können. 

Für einzelne ältere Versionen gibt es die folgenden Workarounds (ohne Gewähr):

  • Anleitung zur Aktivierung von TLS 1.2 in Windows 7 
  • Anleitung zur Aktivierung von TLS 1.2 in Windows XP und Microsoft Server 2008
  • In iOS 9.3.6 kann alternativ die E-Mail App Libero Mail verwendet werden.
  • in Mac OS X 10.11.6 kann statt Apple Mail der Mozilla Thunderbird genutzt werden
  • Notlösung: Weiterhin kann der Abruf von E-Mails über eine unverschlüsselte Verbindung (nicht empfohlen!) erfolgen. Dazu müssen die Ports bei den Einstellungen der E-Mail Konten auf 143 (IMAP), 110 (POP3) und 25 (SMTP) angepasst werden. Sie sollten in diesem Fall keine vertraulichen Daten per E-Mail versenden!

Aus Gründen der Sicherheit bitte stets aktuelle Software-Versionen einsetzen!

Unterschiede beim Abruf mit POP3 und IMAP

Für das Empfangen von E-Mail Nachrichten gibt es zwei verschiedene Verfahren: POP3 und IMAP.

Welches Verfahren man benutzt, entscheidet man beim Einrichten des Kontos im E-Mail Programm (Outlook, Thunderbird, Apple Mail, ...).

Bei beiden Verfahren kann die Übertragung ohne oder mit SSL/TLS-Verschlüsselung (von uns empfohlen) erfolgen. In der Regel gibt es keinen Grund für die unverschlüsselte Übertragung.

Abruf und Versand über POP3

Bei der Verwendung des POP3 Protokolls werden die E-Mails von unseren Mailservern abgerufen und anschließend auf dem Mailserver gelöscht. Die gesamten E-Mails des Posteingangs sind dann im verwendeten E-Mail Programm gespeichert. Unterordner des Posteingangs werden nicht abgerufen.

Vorteil: E-Mails können nach dem Abruf auch ohne Internetverbindung gelesen werden. Da die E-Mails, bei entsprechender Konfiguration, nach jedem Abruf auf unseren Mailservern gelöscht werden, ist eine relativ kleine Postfachgröße auf unseren Servern ausreichend. Üblich sind Werte von 25 bis 500 MB. Das Postfach (der Briefkasten) muss so groß sein, dass alle E-Mails seit dem letzten Abruf (der letzten Leerung) hineinpassen. Man muss daran denken, dass das Postfach, auch für eine längere Abwesenheit (z.B. Urlaub, Dienstreise), ausreichend dimensioniert ist.

Nachteil: Nach dem Abruf sind die E-Mails nur auf dem eigenen PC gespeichert. Es gibt also keine Möglichkeit z.B. von unterwegs oder auf mobilen Geräten ältere E-Mails abzurufen.

Abruf und Versand über IMAP

Bei der Verwendung von IMAP bleiben E-Mails auf unseren Mailservern gespeichert, bis sie explizit gelöscht werden. 

Vorteil: Auch von unterschiedlichen Rechnern oder von unterwegs (mit mobilen Geräten) kann man auf die gespeicherten E-Mails zugreifen. Auch ist der Status der E-Mail (bspw. gelesen oder ungelesen) Geräte übergreifend ersichtlich. Ordnerstrukturen sind rechnerübergreifend identisch.

Nachteil: Da die E-Mails dauerhaft auf unseren Mailservern gespeichert werden, müssen die Postfächer eine ausreichende Größe haben. Praktikable Postfachgrößen beginnen bei 500 MB für den Empfang von einfachen Text-E-Mails bzw. 2000 MB für E-Mails mit größeren Anhängen. Es empfiehlt sich daher, größere Anhänge, nach dem Speichern auf dem eigenen Rechner, auf dem Server zu löschen. In manchen E-Mail Programmen steht hierfür die Funktion "Abhängen" zur Verfügung. Für das Lesen der E-Mails ist zudem eine Internetverbindung erforderlich, da die E-Mail Programme in der Regel nur die Betreffzeilen und nicht die gesamte Nachricht lokal bereit stellen.

Tipp: Eine regelmäßige Archivierung älterer E-Mails in lokalen Archivordnern auf einem Rechner kann den Speicherbedarf auf dem Server drastisch reduzieren.

Webmailer (Emails im Browser verwalten)

Für die Arbeit mit E-Mails ohne E-Mail Programm stehen bei uns zwei Webmailer zur Verfügung. Diese Unterscheiden sich im Design und einigen Funktionen. Testen Sie, welcher Webmailer für Ihre Anforderungen geeigneter ist.

Roundcube: premium-webmail.de/roundcube

Horde: premium-webmail.de/horde

Weiterleitungen einrichten

Zusätzlich können für jedes E-Mail Postfach Weiterleitungen an andere E-Mail Adressen konfiguriert werden. Wir empfehlen jedoch Weiterleitungen durch eine Filterregel einzurichten.

Tipp: Da Weiterleitungen häufig von SPAMern zum verschleiern der eigentlichen Herkunft genutzt werden, betrachten einige Freemailer diese eher kritisch und stellen eine weitergeleitete E-Mail unter Umständen nicht im Zielpostfach des Freemailers zu. Daher empfehlen wir für eine zuverlässige E-Mailzustellung auf Weiterleitungen zu verzichten und die E-Mails direkt über das Postfach abzurufen.

Mailfilter konfigurieren (SPAM und Viren)

Der Inhalt von E-Mails wird standardmäßig auf Schadcode (Viren) und SPAM geprüft. Erkannte Spam E-Mails werden am Anfang des Betreffs mit [SPAM] markiert, E-Mails die Schadcode enthalten werden abgewiesen.

Dieses Verhalten kann individuell im Kundenmenü [Konfiguration › E-Mail Adressen verwalten › Zahnräder › Öffnen › Mailfilter] angepasst werden.

Hinweis zum Virenscanner: Dateien, die an eine E-Mail angehängt wurden, können von unserem Virenscanner nicht geprüft werden. Achten Sie daher darauf, auf Ihrem Rechner eine aktuelle Antivirensoftware zu betreiben und öffnen Sie Anhänge niemals direkt im E-Mail Programm, wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Virenscanner diese bereits geprüft hat. Die meisten Virenscanner können beim Abruf von E-Mails die Anhänge auch nicht prüfen. Daher speichern Sie die Dateien am besten erst ab, führen für diese Datei einen Virenscan durch und öffnen diese dann erst.

Postfach: Einstellungen oder Passwort ändern

Jeder Postfachinhaber hat die Möglichkeit die Einstellungen (Passwort, Autoresponder, Mailfilter EASY) seines Postfachs zu bearbeiten.

Postfacheinstellungen ändern
Weitere Einstellungen, wie zum Beispiel Weiterleitungen, Aliase und Filterregeln anlegen oder die Postfachgröße anpassen, kann der Administrator im Kundenmenü [Konfiguration › E-Mail Adressen verwalten › Zahnräder › Öffnen] vornehmen.

Autoresponder (Abwesenheitsnotiz) einrichten

Ein Autoresponder (Abwesenheitsnotiz, Abwesenheitsbenachrichtigung) wird verwendet, wenn man den Absender einer E-Mail während seiner Abwesenheit (Dienstreise, Urlaub) darüber informieren möchte, dass die E-Mail nicht sofort beantwortet werden kann.

Neben einem individuellen Text wird der Zeitraum für Beginn und Ende eingestellt. Die automatische Antwort wird je nach Einstellung nach Ablauf deaktiviert bzw. gelöscht.

Ein Autoresponder kann vom Anwender selbst über https://www.premium-webmail.de/chmail.php eingerichtet werden.

Alternativ kann die Einrichtung im Kundenmenü [Konfiguration › E-Mail Adressen verwalten › Zahnräder › Öffnen › Autoresponder] erfolgen.

Kann ich einen eigenen Mailserver verwenden?

Ja. In allen Tarifen, ausgenommen im Tarif PRIVAT, können die Nameserver im Kundenmenü [Konfiguration › Domain-Verwaltung › Zahnräder › Nameserver editieren] individuell editiert werden.

Beispiel: es wird ein Hostingpaket mit der Domain name-der-domain.de verwendet. Der eigene Mailserver des Kunden läuft unter mail.name-der-domain.de und hat die IP-Adresse 123.234.234.56

In den Nameservern der Domain name-der-domain.de wird ein Record vom Typ-A für mail.name-der-domain.de. und der IP-Adresse123.234.234.56als Ziel hinzugefügt. Zusätzlich wird ein Record vom Typ-MX mit dem Hostnamen  name-der-domain.de. und dem Ziel  mail.name-der-domain.de sowie der Priorität 10 erstellt.

Damit unser MX die Aufgabe eines "Puffers" übernimmt, bleibt der Record vom Typ-MX mit dem Hostnamen  name-der-domain.de. und dem Zielauto sowie der Priorität 100 bestehen. Die E-Mails werden so für ca. 96 Stunden zwischengespeichert und es wird, in immer größer werdenden Intervallen (2 Stunden, 4 Stunden, 8 Stunden etc.), versucht diese an den eigentlichen MX weiter zu leiten. Hierbei ist allerdings für eine korrekte Funktionsweise die Voraussetzung, dass der Mailservers (bspw. Exchange) richtig konfiguriert wurde.
Ist diese "Pufferung" nicht erwünscht, sollen beispielsweise die Absender sofort eine Benachrichtigung über die Unzustellbarkeit erhalten, entfernen Sie diesen Record.

Ich kann keine E-Mails von bestimmten Absendern empfangen

Es gibt Fälle, in denen E-Mails von unseren Mailservern nicht angenommen werden:

  • Der sendende Mailserver steht auf einer Blacklist, da von ihm aus SPAM verschickt wird oder wurde. Der Absender muss bei seinem Provider eine Austragung von der Blacklist veranlassen oder den SPAM-Versand (gehacktes Postfach) unterbinden.
  • Für die Domain wurde ein SPF-Record erstellt. Der Mailserver wurde in diesem nicht genannt oder dessen IP-Adresse hat sich geändert.
  • Der sendende Mailserver hat keine statische IP-Adresse sondern ist über eine Dial-In Verbindung an das Internet angeschlossen.
  • Der sendende Mailserver verfügt nicht über einen "Reverse DNS Lookup" (PTR). Laut RFC 1912 Abschnitt 2.1 sollte jeder IP-Adresse ein Hostname zugeordnet sein. Siehe dazu auch die Erläuterung von ETES
    Der PTR muss beim ISP (Internet Service Provider = DSL-Anschlussanbieter) beauftragt werden.

Bei den beiden letzten Fällen können wir auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden die Prüfungen deaktivieren, damit ist ein Mailempfang von falsch konfigurierten Servern möglich. Allerdings ist in diesem Fall auch mit vermehrten Spam-Mails zu rechnen.

Wie groß dürfen E-Mails maximal sein?

Über unsere Mailserver können Sie E-Mails bis zu einer Größe von 100 MB senden und empfangen. Dateianhänge werden vor dem Versand umkodiert, so dass die E-Mails ca. 15% größer werden. Daher liegt die maximale Größe eines Anhangs zwischen 80 und 90 MB.
Bitte beachten Sie, dass viele E-Mail Anbieter diese Größe der E-Mails nicht unterstützen. Daher erkundigen Sie sich bitte im Zweifelsfall beim Empfänger oder dessen Provider (oftmals an der Domain nach dem @ erkennbar), welche Beschränkungen vorliegen.

In den meisten Fällen ist es ohnehin sinnvoller, große Dateien nicht per E-Mail sondern über SFTP, FTP oder SCP zu übertragen.

Für den Empfang von E-Mails mit großen Dateien muss das Postfach eine entsprechende Größe aufweisen. Wurde z.B. ein Postfach mit 20 MB Größe eingerichtet, können keine E-Mails mit Anhängen von 30 MB empfangen werden.

Umzug E-Mail Konten

Beim Umzug einer Domain zu uns bieten wir eine einfache Möglichkeit, bestehende E-Mail Postfächer zu übertragen. Alle E-Mails inklusive Anhänge werden dabei in die E-Mail Konten bei uns übertragen. Auch die Ordnerstruktur bleibt erhalten.

Weitere Infos zum E-Mailumzug

Tipps: E-Mail im Urlaub

Der Urlaub - die schönste Zeit des Jahres und bei der Urlaubsvorbereitung wird doch manchmal etwas vergessen. Daher hier unsere Checkliste für die Nutzung von E-Mail Postfächern im Urlaub:

Vor der Abreise

Am besten richtet man für die Dauer der Reise eine Abwesenheits-Nachricht (Autoresponder, Video Anleitung) ein. Jede eingehende E-Mail wird dann mit einem kurzen Text beantwortet:

"Ich bin bis zum xx.xx nicht im Büro und kann daher die E-Mail nicht bearbeiten. In dringenden Fällen wenden Sie sich an ..."

Eventuell den Text auch noch in einer zweiten Sprache, z.B. Englisch, hinterlegen. Den Grund der Abwesenheit (Urlaub) nicht unbedingt erwähnen, das könnte Einbrecher auf schlechte Gedanken bringen. Die Handy Nummer im Autoresponder? Lieber nicht, sonst hat man nicht so viel vom Urlaub, da man ständig erreichbar ist. 

Bei der Abwesenheitsnachricht gleich konfigurieren, dass diese nach der Rückkehr automatisch deaktiviert wird, denn nach der Erholung wird das gerne vergessen. 

Wenn man sein Notebook nicht mit in den Urlaub nimmt: bitte prüfen, ob die E-Mails auch mit dem Handy oder Tablet abgerufen werden können. 

Bei allen Zugriffen auf das Postfach prüfen, ob diese über eine verschlüsselte Verbindung (SSL) erfolgen. Bei Nutzung von E-Mail bei uns bedeutet das: Der Posteingangsserver heißt sslin.de (Port 993 für IMAP oder 995 für POP3). Der Postausgangsserver (SMTP) heißt sslout.de (Port 465). Falls nicht: bitte anpassen und vor der Abreise testen!

Wer aus irgendwelchen Gründen keine verschlüsselte Verbindung nutzen kann, muss ggf. den Port für den Postausgangsserver (SMTP: smtp.name-der-domain.de) von 25 auf 587 umstellen, da der Port 25 im Ausland oft gesperrt ist.

Extra Tipp: die Zugangsdaten für das E-Mail Postfach an sicherer Stelle notieren, vielleicht benötigt man im Urlaub doch einmal das Passwort. 

Am Urlaubsort

Um E-Mails abzurufen sollte man möglichst sein eigenes Gerät (Notebook, Handy, Tablet) benutzen. Die Kommunikation mit den Mailservern sollte immer über eine verschlüsselte Verbindung erfolgen (siehe oben), da sonst jeder im gleichen WLAN die Daten mitlesen könnte (es ist egal, ob das WLAN verschlüsselt ist, die anderen Gäste kennen ja das Passwort).

Viele Hotels bieten öffentlich zugängliche PCs in der Lobby oder dem "Business Center" an. Diese Rechner sollte man nur für allgemeine Abfragen im Internet, jedoch niemals für einen Dienst benutzen, bei dem man sich einloggen muss (Webmail Zugang, Bearbeitung der Web Seite, Onlineshops usw.). Da viele unterschiedliche Personen diese Rechner benutzen, muss man immer davon ausgehen, dass diese mit Schadprogrammen wie z.B. Keyloggern, verseucht sind und alle Tastatureingaben (Passwörter!) aufzeichnen. Die gleichen Vorsichtsmaßnahmen gelten für Internet Cafes.

Nach der Rückkehr

Prüfen, ob der Autoresponder deaktiviert wurde.