Rund um E-Mails

Für die Einrichtung von E-Mail Postfächern bieten wir in unseren Hosting Paketen Mailspeicher an, der auf die einzelnen Postfächer aufgeteilt werden kann.

Cloud-Hosting Tarife:

In den Cloud-Hosting Tarifen kann der verfügbare Speicherplatz zwischen Webseiten, E-Mail Postfächern und Backups aufgeteilt werden. Wird nur wenig Speicher für Webseiten benötigt, steht entsprechend mehr Speicher für E-Mail Postfächer zur Verfügung. Bei Bedarf kann der Speicherplatz beliebig und kostengünstig erweitert werden. Ein einzelnes E-Mail Postfach kann dabei beliebig groß sein, bei Bedarf ist auch eine maximale Größe einstellbar.

Classic-Hosting Tarife:

Je nach Tarif steht eine bestimmte Menge Speicherplatz für E-Mails zur Verfügung, der auf die einzelnen Postfächer aufgeteilt werden kann:

• BUSINESS 10 GB
• PREMIUM 30 GB
• PREMIUM PLUS 60 GB
• PREMIUM QS 200 GB
• SERVER PLUS 4 800 GB

Die Größe eines E-Mail Postfachs kann zwischen 25 MB und 10.000 MB (10 GB) betragen.

Für alle Tarife gilt:

Jedem E-Mail Postfach ist mindestens eine E-Mail Adresse zugeordnet, bei Bedarf können für ein Postfach weitere Adressen (Alias) eingerichtet werden, die jedoch nicht für den Abruf oder Versand verwendet werden können. Die an den Alias gesendeten E-Mails werden in dem Postfach abgelegt und können über dieses abgerufen werden.

Für das Empfangen von E-Mail Nachrichten gibt es zwei verschiedene Verfahren: POP3 und IMAP.

Welches Verfahren man benutzt, entscheidet man beim Einrichten des Kontos im E-Mail Programm (Outlook, Thunderbird, Apple Mail, ...).

Bei beiden Verfahren kann die Übertragung ohne oder mit SSL/TLS-Verschlüsselung (von uns empfohlen) erfolgen. In der Regel gibt es keinen Grund für die unverschlüsselte Übertragung.

Abruf und Versand über POP3

Bei der Verwendung des POP3 Protokolls werden die E-Mails von unseren Mailservern abgerufen und anschließend auf dem Mailserver gelöscht. Die gesamten E-Mails des Posteingangs sind dann im verwendeten E-Mail Programm gespeichert. Unterordner des Posteingangs werden nicht abgerufen.

Vorteil: E-Mails können nach dem Abruf auch ohne Internetverbindung gelesen werden. Da die E-Mails, bei entsprechender Konfiguration, nach jedem Abruf auf unseren Mailservern gelöscht werden, ist eine relativ kleine Postfachgröße auf unseren Servern ausreichend. Üblich sind Werte von 25 bis 500 MB. Das Postfach (der Briefkasten) muss so groß sein, dass alle E-Mails seit dem letzten Abruf (der letzten Leerung) hineinpassen. Man muss daran denken, dass das Postfach, auch für eine längere Abwesenheit (z.B. Urlaub, Dienstreise), ausreichend dimensioniert ist.

Nachteil: Nach dem Abruf sind die E-Mails nur auf dem eigenen PC gespeichert. Es gibt also keine Möglichkeit z.B. von unterwegs oder auf mobilen Geräten ältere E-Mails abzurufen.

Abruf und Versand über IMAP

Bei der Verwendung von IMAP bleiben E-Mails auf unseren Mailservern gespeichert, bis sie explizit gelöscht werden. 

Vorteil: Auch von unterschiedlichen Rechnern oder von unterwegs (mit mobilen Geräten) kann man auf die gespeicherten E-Mails zugreifen. Auch ist der Status der E-Mail (bspw. gelesen oder ungelesen) Geräte übergreifend ersichtlich. Ordnerstrukturen sind rechnerübergreifend identisch.

Nachteil: Da die E-Mails dauerhaft auf unseren Mailservern gespeichert werden, müssen die Postfächer eine ausreichende Größe haben. Praktikable Postfachgrößen beginnen bei 500 MB für den Empfang von einfachen Text-E-Mails bzw. 2000 MB für E-Mails mit größeren Anhängen. Es empfiehlt sich daher, größere Anhänge, nach dem Speichern auf dem eigenen Rechner, auf dem Server zu löschen. In manchen E-Mail Programmen steht hierfür die Funktion "Abhängen" zur Verfügung. Für das Lesen der E-Mails ist zudem eine Internetverbindung erforderlich, da die E-Mail Programme in der Regel nur die Betreffzeilen und nicht die gesamte Nachricht lokal bereit stellen.

Tipp: Eine regelmäßige Archivierung älterer E-Mails in lokalen Archivordnern auf einem Rechner kann den Speicherbedarf auf dem Server drastisch reduzieren.

Zusätzlich können für jedes E-Mail Postfach Weiterleitungen an andere E-Mail Adressen konfiguriert werden. Wir empfehlen jedoch Weiterleitungen durch eine Filterregel einzurichten.

Tipp: Da Weiterleitungen häufig von SPAMern zum verschleiern der eigentlichen Herkunft genutzt werden, betrachten einige Freemailer diese eher kritisch und stellen eine weitergeleitete E-Mail unter Umständen nicht im Zielpostfach des Freemailers zu. Daher empfehlen wir für eine zuverlässige E-Mailzustellung auf Weiterleitungen zu verzichten und die E-Mails direkt über das Postfach abzurufen.

Der Inhalt von E-Mails wird standardmäßig auf Schadcode (Viren) und SPAM geprüft. Erkannte Spam E-Mails werden am Anfang des Betreffs mit [SPAM] markiert, E-Mails die Schadcode enthalten werden abgewiesen.

Dieses Verhalten kann individuell im Kundenmenü [Konfiguration › E-Mail Adressen verwalten › Zahnräder › Öffnen › Mailfilter] angepasst werden.

Hinweis zum Virenscanner: Dateien, die an eine E-Mail angehängt wurden, können von unserem Virenscanner nicht geprüft werden. Achten Sie daher darauf, auf Ihrem Rechner eine aktuelle Antivirensoftware zu betreiben und öffnen Sie Anhänge niemals direkt im E-Mail Programm, wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Virenscanner diese bereits geprüft hat. Die meisten Virenscanner können beim Abruf von E-Mails die Anhänge auch nicht prüfen. Daher speichern Sie die Dateien am besten erst ab, führen für diese Datei einen Virenscan durch und öffnen diese dann erst.

Ja. In allen Tarifen, ausgenommen im Tarif PRIVAT, können die Nameserver im Kundenmenü [Konfiguration › Domain-Verwaltung › Zahnräder › Nameserver editieren] individuell editiert werden.

Beispiel: es wird ein Hostingpaket mit der Domain name-der-domain.de verwendet. Der eigene Mailserver des Kunden läuft unter mail.name-der-domain.de und hat die IP-Adresse 123.234.234.56

In den Nameservern der Domain name-der-domain.de wird ein Record vom Typ-A für mail.name-der-domain.de. und der IP-Adresse123.234.234.56als Ziel hinzugefügt. Zusätzlich wird ein Record vom Typ-MX mit dem Hostnamen  name-der-domain.de. und dem Ziel  mail.name-der-domain.de sowie der Priorität 10 erstellt.

Damit unser MX die Aufgabe eines "Puffers" übernimmt, bleibt der Record vom Typ-MX mit dem Hostnamen  name-der-domain.de. und dem Zielauto sowie der Priorität 100 bestehen. Die E-Mails werden so für ca. 96 Stunden zwischengespeichert und es wird, in immer größer werdenden Intervallen (2 Stunden, 4 Stunden, 8 Stunden etc.), versucht diese an den eigentlichen MX weiter zu leiten. Hierbei ist allerdings für eine korrekte Funktionsweise die Voraussetzung, dass der Mailservers (bspw. Exchange) richtig konfiguriert wurde.
Ist diese "Pufferung" nicht erwünscht, sollen beispielsweise die Absender sofort eine Benachrichtigung über die Unzustellbarkeit erhalten, entfernen Sie diesen Record.

Es gibt Fälle, in denen E-Mails von unseren Mailservern nicht angenommen werden:

• Der sendende Mailserver steht auf einer Blacklist, da von ihm aus SPAM verschickt wird oder wurde. Der Absender muss bei seinem Provider eine Austragung von der Blacklist veranlassen oder den SPAM-Versand (gehacktes Postfach) unterbinden.
• Für die Domain wurde ein SPF-Record erstellt. Der Mailserver wurde in diesem nicht genannt oder dessen IP-Adresse hat sich geändert.
• Der sendende Mailserver hat keine statische IP-Adresse sondern ist über eine Dial-In Verbindung an das Internet angeschlossen.
• Der sendende Mailserver verfügt nicht über einen "Reverse DNS Lookup" (PTR). Laut RFC 1912 Abschnitt 2.1 sollte jeder IP-Adresse ein Hostname zugeordnet sein. Siehe dazu auch die Erläuterung von ETES
  Der PTR muss beim ISP (Internet Service Provider = DSL-Anschlussanbieter) beauftragt werden.

Bei den beiden letzten Fällen können wir auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden die Prüfungen deaktivieren, damit ist ein Mailempfang von falsch konfigurierten Servern möglich. Allerdings ist in diesem Fall auch mit vermehrten Spam-Mails zu rechnen.

Über unsere Mailserver können Sie E-Mails bis zu einer Größe von 100 MB senden und empfangen. Dateianhänge werden vor dem Versand umkodiert, so dass die E-Mails ca. 15% größer werden. Daher liegt die maximale Größe eines Anhangs zwischen 80 und 90 MB.
Bitte beachten Sie, dass viele E-Mail Anbieter diese Größe der E-Mails nicht unterstützen. Daher erkundigen Sie sich bitte im Zweifelsfall beim Empfänger oder dessen Provider (oftmals an der Domain nach dem @ erkennbar), welche Beschränkungen vorliegen.

In den meisten Fällen ist es ohnehin sinnvoller, große Dateien nicht per E-Mail sondern über SFTP, FTP oder SCP zu übertragen.

Für den Empfang von E-Mails mit großen Dateien muss das Postfach eine entsprechende Größe aufweisen. Wurde z.B. ein Postfach mit 20 MB Größe eingerichtet, können keine E-Mails mit Anhängen von 30 MB empfangen werden.