Rund um E-Mails

In diesem Bereich finden Sie alle Informationen zum Thema E-Mail.

E-Mail Postfächer bei jweiland.net

Für die Einrichtung von E-Mail Postfächern bieten wir in unseren Hosting Paketen Mailspeicher an, der auf die einzelnen Postfächer aufgeteilt werden kann.
Der gesamte Mailspeicher beträgt im Tarif:

  • PRIVAT 50 MB
  • BUSINESS 5.000 MB
  • PREMIUM 15.000 MB
  • PREMIUM PLUS 30.000 MB
  • PREMIUM QS 75.000 MB
  • SERVER PLUS 3 400.000 MB

Die Größe eines E-Mail Postfachs kann zwischen 5 MB und 6.000 MB (6 GB) betragen.

Jedem E-Mail Postfach ist mindestens eine E-Mail Adresse zugeordnet, bei Bedarf können für ein Postfach weitere Adressen (Alias) eingerichtet werden, die jedoch nicht für den Abruf oder Versand verwendet werden können.

Zusätzlich können für jedes E-Mail Postfach Weiterleitungen an andere E-Mail Adressen konfiguriert werden.

Eingehende E-Mails werden auf Viren und Spam geprüft. Erkannte Spam E-Mails werden standardmäßig im Betreff markiert, Viren E-Mails werden abgewiesen. Dieses Verhalten kann jedoch individuell im Kundenmenü angepasst werden.

Einstellungen auf einen Blick

SSL-verschlüsselt unverschlüsselt
Benutzer- bzw. Kontoname Ihre E-Mail Adresse Ihre E-Mail Adresse
Server für den Posteingang IMAP sslin.de
Port 993
imap.name-der-domain.de
Port 143
Server für den Posteingang POP3 sslin.de
Port 995
pop3.name-der-domain.de
Port 110
Server für den Postausgang SMTP sslout.de
Port 465
smtp.name-der-domain.de
Port 587 oder 25

MX-Record (für fremde Nameserver)

mxlb.ispgateway.de

Tipps: E-Mail im Urlaub

Urlaubsfeeling als Kunde von jweiland.net

Der Urlaub - die schönste Zeit des Jahres und bei der Urlaubsvorbereitung wird doch manchmal etwas vergessen. Daher hier unsere Checkliste für die Nutzung von E-Mail Postfächern im Urlaub:

Vor der Abreise

Am besten richtet man für die Dauer der Reise eine Abwesenheits-Nachricht (Autoresponder, Video Anleitung) ein. Jede eingehende E-Mail wird dann mit einem kurzen Text beantwortet:

"Ich bin bis zum xx.xx nicht im Büro und kann daher die E-Mail nicht bearbeiten. In dringenden Fällen wenden Sie sich an ..."

Eventuell den Text auch noch in einer zweiten Sprache, z.B. Englisch. Den Grund der Abwesenheit (Urlaub) nicht unbedingt erwähnen, das könnte Einbrecher auf schlechte Gedanken bringen. Die Handy Nummer im Autoresponder? Lieber nicht, sonst hat man nicht so viel vom Urlaub, da man ständig erreichbar ist. 

Bei der Abwesenheitsnachricht gleich konfigurieren, dass diese nach der Rückkehr automatisch deaktiviert wird, denn nach der Erholung wird das gerne vergessen. 

Wenn man sein Notebook nicht mit in den Urlaub nimmt: bitte prüfen, ob die E-Mails auch mit dem Handy oder Tablet abgerufen werden können. 

Bei allen Zugriffen auf das Postfach prüfen, ob dieser über eine verschlüsselte Verbindung (SSL, TLS) erfolgt. Bei Nutzung von E-Mail bei uns bedeutet das: Posteingangsserver heisst sslin.de (Port 993 für IMAP oder 995 für POP3). Der Postausgangsserver (SMTP) heisst sslout.de (Port 465). Falls nicht: bitte anpassen und vor Abreise testen!

Wer aus irgendwelchen Gründen keine verschlüsselte Verbindung nutzen kann, muss ggf. den Port für den Postausgangsserver (SMTP) von 25 auf 587 umstellen, da der Port 25 im Ausland oft gesperrt ist.

Extra Tipp: die Zugangsdaten für das E-Mail Postfach an sicherer Stelle notieren, vielleicht benötigt man im Urlaub doch einmal das Passwort. 

Am Urlaubsort

Um E-Mails abzurufen sollte man möglichst sein eigenes Gerät (Notebook, Handy, Tablet) benutzen. Die Kommunikation mit den Mailservern sollte immer über eine verschlüsselte Verbindung erfolgten (siehe oben), da sonst jeder im gleichen WLAN die Daten mitlesen könnte (es ist egal, ob das WLAN verschlüsselt ist, die anderen Gäste kennen ja das Passwort). 

Viele Hotels bieten öffentlich zugängliche PCs in der Lobby oder dem "Business Center" an. Diese Rechner sollte man nur für allgemeine Abfragen im Internet, jedoch niemals für einen Dienst benutzen, bei dem man sich einloggen muss (Webmail Zugang, Bearbeitung der Web Seite, ...). Da viele unterschiedliche Personen diese Rechner benutzen, muss man immer davon ausgehen, dass diese mit Schadprogrammen wie z.B. Keyloggern, verseucht sind und alle Tastatur Eingaben (Passwörter!) aufzeichnen. Die gleichen Vorsichtsmaßnahmen gelten für Internet Cafes.

Nach der Rückkehr

Prüfen, ob der Autoresponder deaktiviert wurde. 

POP3 oder IMAP?

Für das Empfangen von E-Mail Nachrichten gibt es zwei verschiedene Verfahren: POP3 und IMAP.

Welches Verfahren man benutzt, entscheidet man beim Einrichten des Kontos im E-Mail Programm (Outlook, Thunderbird, Apple Mail, ...).

Bei beiden Verfahren kann die Übertragung mit oder ohne Verschlüsselung (SSL) erfolgen.

Zugriff über POP3

Bei Verwendung des POP3 Protokolls werden die E-Mails von unseren Mailservern abgerufen und anschließend auf dem Mailserver gelöscht. Die gesamte E-Mail ist dann im verwendeten E-Mail Programm gespeichert.

Vorteil: E-Mails können nach dem Abruf auch ohne Internetverbindung gelesen werden. Da die E-Mails, bei entsprechender Konfiguration, nach jedem Abruf auf unseren Mailservern gelöscht werden, ist eine relative kleine Postfachgröße auf unseren Servern ausreichend. Üblich sind Werte von 25 bis 500 MB. Das Postfach (der Briefkasten) muss so groß sein, dass alle E-Mails seit dem letzten Abruf (der letzten Leerung) hineinpassen. Man muss daran denken, dass das Postfach, auch für eine längere Abwesenheit (z.B. Urlaub, Dienstreise), ausreichend groß ist.

Nachteil: Nach dem Abruf sind die E-Mails nur auf dem eigenen PC gespeichert. Es gibt also keine Möglichkeit z.B. von unterwegs oder auf mobilen Geräten die älteren E-Mails abzurufen.

Zugriff über IMAP

Beim IMAP Protokoll bleiben E-Mails auf unseren Mailservern gespeichert, bis sie explizit gelöscht werden. 

Vorteil: Auch von unterschiedlichen Rechnern oder von unterwegs (mit mobilen Geräten) kann man auf die gespeicherten E-Mails zugreifen

Nachteil: Da die E-Mails dauerhaft auf unseren Mailservern gespeichert werden, müssen die Postfächer eine ausreichende Größe haben. Praktikable Postfachgrößen beginnen bei 150 MB für den Empfang von einfachen Text-E-Mails bzw. 500 MB für E-Mails mit größeren Anhängen. Es empfiehlt sich daher, größere Anhänge nach dem Herunterladen zu löschen. Für das Lesen der E-Mails ist zudem eine Internetverbindung erforderlich, da die E-Mail Programme zunächst nur die Betreffzeilen und nicht die gesamte Nachricht herunterladen.

Webmail

Roundcube Horde
Aufruf im Browser https://premium-webmail.de/roundcube https://premium-webmail.de/horde

Postfacheinstellungen ändern

Jeder Postfachinhaber hat die Möglichkeit die Einstellungen (Passwort, Autoresponder, Mailfilter EASY) seines Postfachs zu bearbeiten.

Postfacheinstellungen ändern
Weitere Einstellungen wie bspw. Weiterleitungen, Aliase oder Filterregeln kann der Administrator im Kundenmenü unter Konfiguration › E-Mail-Adressen verwalten vornehmen.

Autoresponder (Abwesenheitsnotiz) einrichten

Ein Autoresponder (Abwesenheitsnotiz, Abwesenheitsbenachrichtigung) wird verwendet, wenn man den Absender einer E-Mail während einer Abwesenheit (Dienstreise, Urlaub) darüber informieren möchte, dass die E-Mail nicht sofort beantwortet werden kann.

Neben einem individuellen Text, ggf. auch mit Hinweis auf einen Stellvertreter, wird der Zeitraum für Beginn und Ende eingestellt. Die automatische Antwort wird je nach Einstellung nach Ablauf deaktiviert bzw. gelöscht.

Ein Autoresponder kann vom Anwender selbst über https://admin.ispgateway.de/public/index.php5?module=chmail eingerichtet werden.

Alternativ kann die Einrichtung im Kundenmenü unter Konfiguration › E-Mail Adressen verwalten › Bearbeiten (Blatt mit Pfeil) › Öffnen › Autoresponder erfolgen.

Kann ich einen eigenen Mailserver verwenden?

Ja. In allen Tarifen, ausgenommen im Tarif PRIVAT, können die Nameserver im Kundenmenü unter Konfiguration › Domain-Verwaltung individuell editiert werden.

Beispiel: es wird ein Hostingpaket mit der Domain name-der-domain.de verwendet. Der eigene Mailserver des Kunden läuft unter mail.name-der-domain.de und hat die IP-Adresse 123.234.234.56

In den Nameservern der Domain name-der-domain.de wird ein Record vom Typ-A für mail.name-der-domain.de. und der IP-Adresse 123.234.234.56 als Ziel hinzugefügt. Zusätzlich wird ein Record vom Typ-MX mit dem Hostnamen name-der-domain.de. und dem Ziel mail.name-der-domain.de sowie der Priorität 10 erstellt.

Damit unser MX die Aufgabe eines "Puffers" übernimmt bleibt der Record vom Typ-MX mit dem Hostnamen name-der-domain.de. und dem Ziel auto sowie der Priorität 100 bestehen. Die E-Mails werden so für ca. 96 Stunden zwischengespeichert und es wird, in immer größer werdenden Intervallen (2 Stunden, 4 Stunden, 8 Stunden etc.), versucht diese an den eigentlichen MX weiter zu leiten. Hierbei ist allerdings für eine korrekte Funktionsweise die Voraussetzung, dass der Mailservers (bspw. Exchange) richtig konfiguriert wurde.
Ist diese "Pufferung" nicht erwünscht, sollen beispielsweise die Absender sofort eine Benachrichtigung über die Unzustellbarkeit erhalten, entfernen Sie diesen Record.

Ich kann keine E-Mails von bestimmten Absendern empfangen

Es gibt 3 Fälle, in denen E-Mails von unseren Mailservern nicht angenommen werden:

  1. Der sendende Mailserver steht auf einer Blacklist, da von ihm aus Spam verschickt wird oder wurde. Der Absender muss bei seinem Provider eine Austragung von der Blacklist veranlassen oder den SPAM-Versand (gehacktes Postfach) unterbinden.
  2. Der sendende Mailserver hat keine statische IP-Adresse sondern ist über eine Dial-In Verbindung an das Internet angeschlossen
  3. Der sendende Mailserver verfügt nicht über einen "Reverse DNS Lookup". Laut RFC 1912 Abschnitt 2.1 sollte jeder IP-Adresse ein Hostname zugeordnet sein. Siehe dazu auch die Erläuterung von ETES
    Der PTR muss beim ISP beauftragt werden.

Bei den beiden letzten Fällen können wir auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden die Prüfungen ausschalten, damit ist ein Mailempfang von falsch konfigurierten Servern möglich. Allerdings ist in diesem Fall auch mit vermehrten Spam-Mails zu rechnen.

Wie groß dürfen E-Mails maximal sein?

Über unsere Mailserver können Sie E-Mails bis zu einer Größe von 100 MB senden und empfangen. Dateianhänge werden vor dem Versand umkodiert, so dass die E-Mails ca. 15% größer werden. Daher liegt die maximale Größe eines Anhangs zwischen 80 und 90 MB.

In den meisten Fällen ist es ohnehin sinnvoller, große Dateien nicht per E-Mail sondern über SFTP, FTP oder SCP zu übertragen.

Für den Empfang von E-Mails mit großen Dateien muss das Postfach eine entsprechende Größe aufweisen. Wurde z.B. ein Postfach mit 20 MB Größe eingerichtet, können keine E-Mails mit Anhängen von 30 MB empfangen werden.