Neues Mahnwesen bei jweiland.net
Es ist ein typisches Problem schnell wachsender Firmen: manche Prozesse können mit dem Wachstum nicht Schritt halten. Wurde zu Beginn das Mahnwesen noch manuell abgewickelt, ist das bei inzwischen über 22.000 Domains schlicht unmöglich. Eine entsprechende Software von der Stange schied auf Grund unserer Anforderungen ebenfalls aus - es musste also eine Eigenentwicklung her. Für die Entwicklung fehlte uns jedoch schlicht die Zeit - zu sehr waren wir mit anderen Projekten beschäftigt.
Nachdem die offenen Posten inzwischen 6-stellig geworden waren, konnten wir im April endlich mit der Entwicklung einer individuellen Software beginnen. Nach umfangreichen Tests ist das System seit Mitte Juni im Einsatz und erledigt den gesamten Mahnvorgang nun vollautomatisch.
Ist eine Rechnung nach drei Wochen noch offen, wird zunächst eine Zahlungserinnerung per E-Mail verschickt. Jeweils zwei Wochen später folgen die erste und zweite Mahnung. Konnten wir nach weiteren 2 Wochen noch keine Zahlung verzeichnen, erfolgt eine dritte Mahnung, die zusätzlich noch per Brief verschickt wird. Gleichzeitig erfolgt eine Sperrung der Webseite, jedoch noch keine Sperrung der E-Mail Konten. Reagiert der Kunden jetzt immer noch nicht, leiten wir nach zwei weiteren Wochen - also über 2 Monate nach Ausstellung der Rechnung - über Creditreform Stuttgart das Inkassoverfahren ein. Gleichzeitig schicken wir dem Kunden die ordentliche Kündigung des Hosting Vertrags. Die Kündigungsfrist beträgt 30 Tage - in dieser Zeit kann der Kunde die endgültige Abschaltung des Hosting Pakets noch rückgängig machen, in dem die offenen Posten - jetzt jedoch zzgl. der Inkassogebühren - ausgleicht. Bis zur Einleitung des Inkasso berechnen wir übrigens keine Mahngebühren oder Verzugszinsen.
Nachdem die Vertragskündigung wirksam wird, übernehmen wir auch nicht mehr die Zahlung der Domaingebühren bei der jeweiligen Registrierungsstelle. Zieht der Kunde seine Domains nicht zu einem anderen Provider um oder schließt einen Vertrag mit der Registrierungsstelle ab, kann es dadurch ggf. auch zum Verlust der Domain kommen.
Eine Abschaltung der Webseite und die Kündigung ist auch nur ein letzter Schritt, der bei uns einen erheblichen Aufwand verursacht - gegenüber allen anderen Prozessen ist dieser Vorgang nämlich nicht automatisch. Vielmehr wird jeder Vorgang individuell geprüft.
Auch wenn ein Kunde nur vorübergehend Zahlungsschwierigkeiten hat oder den offenen Betrag in Raten zahlen möchte - wir sind gerne bereit, individuelle Regelungen zu treffen. Mancher Kunde war schon froh, dass wir in einer wirtschaftlich schwierigen Lage sehr flexibel waren.
Die schlechteste Option ist jedoch, Mahnungen einfach zu ignorieren. Eine Webseite einfach nicht mehr zu nutzen und zu glauben, der Vertrag würde dann automatisch erlöschen, ist der falsche Weg.
Zwei Monate nach Einführung des neuen Mahnsystems haben sich die offenen Posten halbiert. Mitte August werden wir nun ein paar Hundert Kündigungen verschicken und entsprechend viele Inkasso-Verfahren einleiten. Die frei werdenden Serverkapazitäten stehen dann wieder für neue Kunden zur Verfügung.
